「お仕事としてグラフィックレコーディングを信頼して任せられます!」とよく言われる私の愛用ヒアリングシート 【DL資料付】

こんにちは、アラワスの関美穂子@sekimihokoです。

一対一の視覚化の可視カフェや、グラフィックレコーディングをお仕事にしている個人事業主です。
基本的に東京に暮らしながら、月1くらいで地元の鹿児島にも帰っています。

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プロフィール

あぁ、なんて大それたタイトルをつけてしまったんでしょう。

本当はもっと慎ましやかなタイトルをつけようと思ったんです。
ただ今回は「グラフィックレコーディングを始めたばかりで右も左も分からなかった頃の3年前の私」に届ける気分で書きたいと思ったので、ピンと来てもらえるようにカッコよく言い切りたくてちょっと背伸びをしてみました。

あ、ちなみに

「やっぱりクライアントワークって、グラレコ頼む方は間違いない人に頼みたくって関さんにご連絡しました」
「関ちゃんだと安心して任せられます!」

みたいなことも、最近よく言っていただけるのでタイトルが誇張表現やウソではない自信はあります。
ありがたや…。

ちなみに本記事の内容はファシリテーショングラフィックの場合でも同じです。
ではでは、さっそく。

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図、テキスト、どちらも実際に私が打ち合わせでよく使っているものです。

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①図のヒアリングシート(PDF記入例
②テキストのヒアリングシート(スプレッドシート
※各自コピーしてお使いください

この記事を書こうと思った理由

最近こんなことを思っておりまして。
ツイートしたら、返信やメッセージで「見てみたい!」という反応をいただけたので、今回はまずヒアリングについて書いてみることにしました。

別にここは隠してないし、今までも聞かれたらファイル差し上げていたし、たぶんそれで私のお仕事減る訳ではないし、そこから先が私の価値で精進しなきゃいけないポイントですし。

あと以前、広報支援をされているほとりびの大島さん@yu_pfが素敵なリストを公開されていて、実際に役に立った!という声をかなり見かけたのも刺激になっています。
経験や知恵の共有、素晴らしい…。

▼こちらの資料、私もかなり参考にしていますので皆さんもぜひ!

ヒアリングシートの解説

テキストのヒアリングシートは見たまま埋めるだけですので、図でのヒアリングシートについて解説を少しだけ。
ちなみにこの順番通りに描くというより、まずは話せるところから話して、考えたり修正したりしながら行ったりきたり。
最終的に、より依頼者が「そうそう!これがしたかった!」と腹落ちして言えるものに近づけていきます。

では、各パートごとにどんな問いかけをすることが多いかを紹介します。

  • STEP.1
    主催者

    「この場を企画、主催する人は誰か?」
    私の場合、ここはたいてい話している相手が多いです。

  • STEP.2
    協力者

    「ぜひ一緒に取り組みたい人はいるか?」「協力してくれる人はいるか?」

  • STEP.3
    目的

    「この場が開かれたことで、何がどうなってほしいか?」
    大きな方向性なので、抽象的でも大丈夫。
    1年、5年、10年後のことなど長めの時間軸で考えることも多いです。

  • STEP.4
    相手と課題・ニーズ

    「この場に来る人はどんな人で、背景にはどんな困りごとやニーズがあるか?」
    困りごとやニーズは個人の話だけの時もあれば、業界や社会など広い視野の話になる時もあります。

  • STEP.5
    目標

    「具体的にどうなれば大成功!と言える?」
    ここは先ほどの「目的」と「課題・ニーズ」が合致するポイントです。
    数字や、具体的にこんな光景になる、といった達成できたかどうか分かるものがオススメ。

    タムカイさん@tamkaiのエモグラフィという表情からの発想法を使わせていただいて、顔を先に書き込んで、そこから「こんな人がこう言ってくれたら大成功!」という説明的な長めのセリフを書き入れることも多いです。

    ▼エモグラフィについてはこちら
    絵心がないと悩む人でも一瞬で100の表情が描けるようになるラクガキテクニックとちょっとしたコツ【emography(エモグラフィ)】 | タムカイズム
    「想い」を抽出し共感ベースでイベント運営ができる「エモグラフィ」活用のススメ。 – 河原あずの「イベログ」

  • STEP.6
    内容

    「⑤目標の『こうなれば大成功!』を起こすために、実際に場で何をするか?」
    ここは実際のプログラムで何をするか?を書きます。

全部書いたらこんな感じになります。

ここまできたら、いよいよ「何をどう描くか」の話に

場をホストしている人がその場にどんな願いや課題感を持っているかが分かったら、それをより実現できるようなその場でのグラフィックレコーディングの目的を提案していきます。

そこが定まれば、あとは実際に何を描くか、何を描かないか、どんな仕掛けをするか。リアルタイムの視覚化で何が出来るかをこちらから提案していきます。
毎回頭をひねって、相手にも一緒に考えていただいて、「よし…!これでいこう!」が出来たらあとは当日描くだけです。

いやぁ、準備8割!
…ここはおそらく、1記事分の内容になるので、また機が熟した時に改めて。

私がヒアリングを大切にしているわけ

ここから先は、私がなぜこのシートを使っているかの経緯の紹介です。
「ふーん、関ちゃんの場合はそういう感じでやっているのね」くらいの、一例を聞くくらいのテンションでお付き合いいただければ。

私はグラフィックレコーディング、ファシリテーショングラフィックをする上で「見えないものを捉えて描きあらわすことで、その場を開かれた理由や願いを実現するキッカケをつくる」をモットーに活動しています。

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ご依頼について

人生初のグラレコで大失敗、打ち上げで大号泣

なんで私がこんなモットーを持っているかというと、最初に描いた時の大失敗を二度と繰り返したくなかったから。

打ち合わせを十分にできず、「何のために描くか」という目的をしっかり掴みきれなかったため、なんとなく「それっぽいもの」は描けたのですが、内容の抽出や表現の方法など制作の指針となるものがなく、誰に何を届けたくて描くのかも分からない…という大変なことになりました。

あぁ、終わってからの無力感ったら!

▼今はその時から学んだことを時々周りに話したりしています。

この図は私のグラフィックレコーディングをしている時の頭の中。

上の俯瞰している私は「企画者」、下で実際に描いている私は「制作者」、とこの図を使って説明しています。
制作している私に指示しているのは企画者の私です。

そう、最初のグラフィックレコーディングで大失敗したのは依頼者の願いやニーズ、課題感を共有できず、その結果、その場でのグラフィックレコーディングの目的もしっかり持てなかったからなのでした。
うう、もう繰り返すまい。

というわけで、依頼主のためはもちろん、自分のためにも丁寧にお話をうかがってからグラフィックレコーディングするようになりました。
今ではわりと心健やかにペンを紙にすべらせることが出来ています。

テンプレートは目的じゃなくて手段

大事だと思っていることは、テンプレートはあくまでも「この場の目的」「この場でグラフィックレコーディングをする目的」を定める手段ということ。
決してこのシートが埋まることが大切なのではなく、考えるべきは依頼主とグラフィックレコーダーが「こういう場にしましょう!」と共通認識を持つこと。ヒアリングシートはそのための道具です。
(逆にそこがツーカーで共通して持てていたら使わないこともしばしば)

またテンプレートの功罪というか、枠があることで枠外の大切な話が聞けないこともあるので、あくまでも「あ、いまフレームが要りそうだな」というところで使うのもポイントかな、と思っています。

というわけで、まだ発展途上のヒアリングシートにはなりますが今の私の場合こんな感じでやっているよ!ということが3年前の私みたいな方に届けば幸いです。
色々なお仕事の仕方があると思いますし、これが唯一の正解とは思っていません。もし

「テンプレート、こんな感じでアップデートして使ってみた!」
「私はこんな感じでやってるよ!」

などあればご一報もしくはシェアしてください。
私が小躍りして喜びます。

では、また!

お礼

最後になりましたが、こちらのテンプレートの基礎になったものは私の尊敬するファシリテーターの石川世太さんの「3D企画書」です。
アレンジして使用させていただけただけでなく、シェアにもご快諾いただき感謝いたします。
私が石川さんから受け取った種が、また必要な方に広がっていきますように。

▼石川世太さんの活動もとっても素敵なのでぜひご覧ください
ひとつまみの希望

おまけ


もう一つの私がよく使っている「課題を解きほぐしてみるシート」もこちらで公開中ですので、よければどうぞ。
【無料公開】渾身の「課題を解きほぐしてみるシート」100人との対話を経て完成!

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